Bien que les mails dominent largement les échanges écrits actuels, une partie de la correspondance professionnelle se fait encore par courrier papier. Voici 5 conseils pour optimiser la vôtre :

1.   Utilisez du papier à en-tête

Premièrement, votre courrier paraîtra immédiatement plus professionnel s’il comprend votre branding. Utilisez doncà du papier à en-tête et des enveloppes avec au minimum votre logo. Vous pouvez aussi prévoir des versions plus élaborées, qui reprennent aussi vos couleurs, votre police d’écriture, etc.

En complément, notez qu’en France, les entreprises doivent obligatoirement mentionner certaines informations légales sur tous leurs documents commerciaux (papier à en-tête, contrats, factures…) : dénomination sociale et forme juridique, numéros de SIREN et RCS, adresse du siège social, etc.

2.   Une prose concise et sans jargon inutile

Tout courrier professionnel a une réelle importance. D’une part, il s’agit d’une trace écrite qui peut avoir une valeur juridique. Il faut donc optimiser son contenu, afin qu’il soit clair, sans équivoque et non préjudiciable pour votre entreprise.

D’autre part, un tel courrier impacte aussi l’image que le destinataire a de votre société. Vous devez alors soigner autant le fond que la forme, pour renvoyer l’image souhaitée.

Pour ces raisons, écrivez un texte aussi clair et concis que possible. Aller à l’essentiel vous aidera également à conserver l’attention de votre lecteur. De même, évitez aussi tout jargon non justifié.

3.   Relisez votre courrier plusieurs fois

Après votre rédaction, prenez le temps de relire votre courrier plusieurs fois, surtout s’il a une quelconque importance stratégique. Dans l’idéal, vous pouvez même le faire relire par un pair, afin d’avoir un avis extérieur.

Si vous décidez de rédiger votre courrier à la main, nous vous conseillons alors d’en faire un brouillon avant de le copier au propre sur votre papier à en-tête. Bien sûr, cela ne vous dispense pas d’une bonne relecture finale (voire deux) !

4.   Glissez votre carte de visite

Pour compléter la signature d’un courrier professionnel, il est d’usage de glisser une carte de visite dans l’enveloppe. Votre interlocuteur pourra alors la conserver pour vous recontacter plus facilement.

Si vous envoyez un courrier très important ou incluant beaucoup de documents, vous pouvez même ajouter un petit cadeau publicitaire. Léger et professionnel, le stylo personnalisé est une excellente option. Cette attention aidera à améliorer l’image de votre entreprise, tout en contribuant à sa visibilité. Pour personnaliser des stylos publicitaires avec votre logo, visitez par exemple le site https://www.pens.com/fr/c/stylos-personnalises.

5.   Comment écrire une adresse sur une enveloppe ?

Enfin, avant l’envoi du courrier, il faut inscrire l’adresse au recto de l’enveloppe. Quel que soit son format, placez-la en mode paysage et écrivez l’adresse au centre, en respectant cet ordre (sans dépasser 6 lignes) :

  • Nom de l’entreprise.
  • À l’attention de « nom du destinataire ».
  • Numéro et rue.
  • Précision éventuelle sur le bâtiment ou l’étage.
  • Code postal et ville.
  • PAYS en majuscules, dans le cas d’un envoi international.

Puis au dos de l’enveloppe, inscrivez votre propre adresse de la même façon, en notant d’abord « Expéditeur ».

Pour finir, affranchissez votre courrier en haut à droite du recto. Il est prêt à être posté !

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